Nejčastěji se notářské zápisy sepisují o právních úkonech, čímž dané právní úkony získávají příslušnou právní formu a vážnost. Náležitosti takovéhoto notářského zápisu stanovuje § 63 notářského řádu, kdy notářský zápis musí obsahovat údaje o tom, kdy a kde byl úkon učiněn, označení notáře, identifikaci osob, které jej učinily, obsah úkonu, údaj o tom, že byl obsah po přečtení účastníky schválen, podpisy účastníků, otisk úředního razítka a podpis notáře.
V rámci práva obchodních společností se notářské zápisy vyžadují nejčastěji v případě:
- Založení obchodní společnosti – u společenské smlouvy společnosti s ručením omezeným a u zakladatelské smlouvy akciové společnosti, stejně tak u zakladatelských listin v případě jediného zakladatele. Tyto zakladatelské dokumenty musí mít formu notářského zápisu, jinak nebude příslušná obchodní společnost zapsána do obchodního rejstříku.
- Osvědčení průběhu valné hromady obchodní společnosti – notář je pozorovatelem valné hromady a zachycuje věrohodně její průběh. Např. při založení akciové společnosti – o průběhu ustavující valné hromady.
- O rozhodnutí orgánu právnické osoby – notář osvědčuje existenci právního jednání a formalit. Osvědčuje, že rozhodování bylo v soulady s právními předpisy a zakladatelskými dokumenty příslušné právnické osoby. Zde je okruh podstatných náležitostí notářského zápisu dále modifikován a rozšiřován. Spíše u kapitálových obchodních společností (společnost s ručením omezeným a akciová společnost).
Další informace o notářském záznamu
Notář sepisuje převážně notářské zápisy. Jde o veřejné listiny, v nichž notář dává právní formu vůli projevené účastníkem právního úkonu. Notář je povinen účastníkům vysvětlit obsah a případné následky projevené vůle. Musí také ověřit totožnost účastníků.
Notářský zápis musí obsahovat datum a místo jeho učinění, označení notáře, identifikaci účastníků a prohlášení účastníků o přečtení obsahu prohlášení, razítko notáře a podpisy účastníků i notáře.
Notářským zápisem se dá také obejít žaloba kvůli vymáhání dluhu. Je možné v něm stanovit i vůli k exekuci, pokud dlužník poruší podmínky. Notářský zápis má velkou právní sílu a i v tomto případě značně usnadní a urychlí případné vymáhání.
V notářském zápise o založení společnosti je uveden název společnosti a zároveň sídlo firmy.
Ceny notářských zápisů
Výše odměny notáře je stanovena vyhláškou č. 196/2001 Sb., v platném znění buď pevnou částkou, nebo procentuálně z tarifní hodnoty. Základ odměny, tj. tarifní hodnota, se zaokrouhluje na celé stokoruny nahoru a odměna na celé desetikoruny nahoru.
Tarifní hodnotou je hodnota předmětu úkonu, zpravidla obvyklá cena věci, o kterou jde. Je-li předmětem úkonu kupní smlouva, považuje se za tarifní hodnotu kupní cena v dohodnuté výši. Je-li dohodnutá kupní cena podstatně nižší než obvyklá cena věci, jíž se kupní smlouva týká, považuje se za tarifní hodnotu obvyklá cena této věci. Je-li předmětem úkonu darovací smlouva, považuje se za tarifní hodnotu obvyklá cena daru. Je-li předmětem úkonu směnná smlouva, považuje se za tarifní hodnotu cena souboru plnění té smluvní strany, který je vyšší.
K odměně za sepsání notářského zápisu se připočítává odměna za vydání dalších stejnopisů, případně dalších opisů stejnopisů notářského zápisu, hotové výdaje notářky dle § 17 vyhl. č. 196/2001 Sb. a DPH, neboť notáři jsou plátci daně z přidané hodnoty podle zákona č. 235/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.